A1-Faktura Support Forum

Sie haben zwei Möglichkeiten der Übertragung: 
 
Bei beiden Möglichkeiten werden sowohl das Programm als auch Ihre kompletten Daten auf den neuen PC übertragen.

1. Kopieren Sie den Ordner "A1-Faktura-mini" von Ihrem PC ‎auf einen USB-Stick und von dort wieder auf den neuen PC. 
 
Sie sollten den Ordner aber nicht auf den Desktop kopieren, sondern den Windows-Explorer öffnen (Gelbes Symbol unten in der Leiste) und dort Laufwerk C: ("Lokaler Datenträger C:") wählen. Dort sehen Sie verschiedene gelbe Ordner. Dorthin sollten Sie auch den Ordner "A1-Faktura-mini" kopieren. Öffnen Sie anschließend den Ordner " A1-Faktura-mini" und starten Sie das Programm über "A1-Faktura mobil" oder "A1-Faktura". Wählen Sie oben im Menü den Punkt "Einstellungen" und dann "Programmeinstellungen", dann den Reiter "Sonstiges". Klicken. Sie auf die große Schaltfläche "Verknüpfung auf dem Desktop erstellen". Dadurch bekommen Sie wieder das Startsymbol auf den Desktop. 
 
2.‎ Installieren Sie A1-Faktura auf dem neuen Rechner mit dem Installationsprogramm von unserer Internetseite:

  https://www.a1-faktura.handwerker-softwa...aktura.exe

Führen Sie zuerst auf ihrem alten PC eine Datensicherung auf einen USB-Stick durch. Klicken Sie dazu oben im Menü von A1-Faktura auf "Datensicherung" und wählen Sie "Alles sichern" bzw. "Alles sichern (Programm und Daten)" bei älteren Versionen. Wählen Sie mit "Durchsuchen" als Ziel für die Datensicherung Ihren USB-Stick aus und führen Sie die Sicherung durch. 
 
Anschließend führen Sie dann bitte auf dem neuen Rechner eine Rücksicherung durch, indem Sie dort im neu istallierten A1-Faktura‎ mini oben im Menü auf "Datensicherung" klicken und dann auf "Rücksicherung". Wählen Sie dann Ihren USB-Stick aus und starten Sie die Rücksicherung.

Anschließend sollten alle Daten vom alten PC auch auf Ihrem neuen PC vorhanden sein. 
 
Möglichkeit 2 funktioniert nur, wenn der Ordner für die Installation von A1-Faktura auf dem alten PC und dem neuen PC identisch sind. D. h. wenn Sie irgendwann mal den Ordner von A1-Faktura mini irgendwo anders hin kopiert haben als vom Installationsprogramm vorgeschlagen, funktioniert diese Methode nicht. Dann wählen Sie besser die Methode 1 oder melden sich bei uns, damit wir Ihnen per Telefon und Fernwartung helfen können.
 
 
Ich hoffe, die Beschreibung hilft Ihnen weiter. Ansonsten bitte melden unter Info@A1-Faktura.de.

In der Vollversion von A1-Faktura können Sie mehrere Firmen anlegen und verwalten.

Wählen Sie dazu oben im Menü "Mandanten" und dann "Neuer Mandant". Vergeben Sie hier den Namen für die neue Firma. Der Name sollte relativ kurz sein und kann keine Leerzeichen enthalten. Nur ein Bindestrich "-" ist erlaubt und sonst nur Buchstaben und Zahlen.

Wenn Sie die Auswahl bestätigen, wird ein neuer Bereich angelegt mit dem gewählten Namen. Diese Bereich enthält nur Testdaten, die Sie ändern bzw. löschen können. Tragen Sie statt dessen die Daten ein, die Sie für Ihre neue Firma benötigen.

Sie können jederzeit zwischen den Mandanten bzw. Firmen wechseln, indem Sie oben im Menü unter "Mandanten" die Firmen auswählen. Die zuerst angelegte Firma hat immer den Namen "Standard". Wenn Sie das stört und Sie einen anderen Namen vergeben möchten, ist dies möglich. Schreiben Sie dann bitte eine E-Mail an Info@A1-Faktura.de. Sie erhalten dann weitere Informationen.

Sie können für jeden Mandanten eine eigene Verknüpfung auf dem Desktop anlegen. Wählen Sie dazu oben im Menü den Punkt "Einstellungen", dann "Programmeinstellungen". Im Reiter "Sonstiges" finden Sie eine große Schaltfläche mit der Bezeichnung "Verknüpfung auf dem Desktop" anlegen.

Führen Sie dies für jeden Mandanten aus. Anschließend können Sie Ihren Mandanten bzw. Firma direkt über die Verknüpfung starten. Auf diese Art ist auch ein gleichzeitiger Betrieb mehrer Firmen möglich. A1-Faktura öffnet dann für jeden Mandanten ein getrenntes Fenster.

Wenn Sie nach dem Anlegen einer neuen Firma Daten aus einer bereits bestehenden Firma übernehmen möchten, ist dies auch möglich. Sowohl komplett als auch nur ausgewählte Daten. Fordern Sie dazu per E-Mail an Info@A1-Faktura einen Termin für einen Telefontermin an. Die erforderlichen Schritte können wir dann am Telefon besprechen bzw. per Fernwartung gemeinsam durchführen.

Sie finden hier eine Anleitung für den Export von Adressen und die Artikeln.

Bitte wählen Sie dazu oben im Menü den Punkt "Hilfe" und dann den letzten Menüpunkt "Über A1-Faktura". Dort gibt es einen Eintrag "Programmordner:".

Öffnen Sie bitte im Windows-Explorer diesen Ordner. Bitte dann den Ordner "Daten" öffnen und anschließend den Ordner "Standard".

Hier gibt es je nach Version von A1-Faktura folgende Dateien:

Bis Version 1.504:

Adressen.dbf
Artikel.dbf

Bei Versionen ab Versionsnummer 2.00:

Adressen.dbf
Adressen.fpt

Artikel.dbf
Artikel.fpt


Bitte kopieren Sie diese Dateien in einen anderen Ordner.

Anschließend können Sie die Dateien "Adressen.dbf" und "Artikel.dbf" anklicken und in Microsoft Excel öffnen. Die Daten werden Ihnen als Tabelle angezeigt.

Sie können diese Tabelle anschließend in Excel in anderen Formaten speichern, z. b. im Format CSV. Das CSV-Format wird von vielen anderen Programmen verwendet, um Datein zu importieren oder zu exportieren.

Evl. macht auch der Export als Excel-Tabelle Sinn. Je nachdem, welche Formate das neue Programm unterstützt.

Bitte NIEMALS die oben genannten Dateien "Adressen.dbf" und "Artikel.dbf" direkt im Daten-Ordner von A1-Faktura öffnen. Wenn Sie das machen, sind die Dateien anschließend wahrscheinlich beschädigt und nicht mehr von A1-Faktura nutzbar.
Vor dem Öffnen der Dateien bitte unbedingt eine Kopie in einen anderen Ordner durchführen und die Dateien dann dort mit Excel bzw. LibreOffice oder PlanMaker (SoftMaker FreeOffice) öffnen.

Sie können die Dateien statt mit Microsoft "Excel" auch mit den kostenlosen Office-Programmen von "OpenOffice", "LibreOffice" oder "SoftMaker FreeOffice" öffnen und anschließend in anderen Formaten speichern.

Nach dem Export können Sie die so erzeugten CSV-Dateien bzw. Excel-Dateien in anderen Programmen wieder importieren.



Nachfolgend finden Sie die Links zu den kostenlosen Office-Paketen:

LibreOffice erhalten Sie hier:
Download beim Hersteller
Download LibreOffice von Heise.de

In LibreOffice ist das Programm "Calc" als Gegenstück zu Microsoft Excel enthalten. Bitte verwenden Sie Calc, um die "Adressen.dbf" bzw. "Artikel.dbf" zu öffnen.



SoftMaker FreeOffice
Download beim Hersteller
Download bei Heise.de

In SoftMaker FreeOffice ist das Programm "PlanMaker" als Gegenstück zu Microsoft Excel enthalten. Bitte verwenden Sie PlanMaker, um die "Adressen.dbf" bzw. "Artikel.dbf" zu öffnen.

OpenOffice existiert noch, wird aber nicht weiter gepflegt. Der Nachfolger von OpenOffice ist LibreOffice.
Es empfiehlt sich dringend, statt OpenOffice nur noch LibreOffice zu verwenden.
Auf einen Link zu OpenOffice wird daher verzichtet.

Sie haben zwei Möglichkeiten, aus einem Angebot eine Rechnung zu machen:

1. Sie drucken das Angebot einfach noch einmal als Rechnung aus. (nicht empfohlen)

Das hat aber den Nachteil, dass das Angebot evtl. nicht mehr als Original vorhanden ist.
Z. B. wenn für die Rechnung noch Änderungen durchgeführt werden, die im Angebot nicht enthalten waren.

Es kommt auch immer häufiger vom Finanzamt die Forderung, die originalen Angebote einsehen zu wollen.
Das ist dann aber nicht mehr möglich. Daher ist die einfachste Methode nicht immer zu empfehlen.
Wenn Sie nicht häufig Angebote schreiben und es nicht wichtig ist, das Angebot als Original zu behalten,
ist dies die einfachste Methode, aus einem Angebot eine Rechnung zu machen.



2. Sie kopieren das Angebot und erhalten einen zweiten Vorgang, den Sie als Rechnung drucken
können (empfohlen)

In der Übersicht der Vorgänge gibt es unten eine Schaltfläche "Kopieren". Wählen Sie in der Übersicht Ihr Angebot aus
und kopieren Sie es über diese Schaltfläche "Kopieren".

Sie erhalten dann einen neuen Vorgang, den Sie als Rechnung drucken können. Das Angebot bleibt unverändert erhalten
und kann jederzeit eingesehen werden oder erneut  gedruckt werden.

Da das Finanzamt bei Prüfungen immer häufiger wissen möchte, wie Rechnungen zustande kommen, ist es wichtig, dass
die Angebote weiter unverändert vorliegen.

Wenn Sie später leichter nachvollziehen möchten, welches Angebot zu welcher Rechnung gehört, sollten Sie Angebot und
Rechnung einem Projekt zuordnen, z. B. Name des Kunden und Adresse des Objekts. Dazu gibt es im Vorgang zwei
Eingabefelder, eines für das Projekt und ein weiteres für eine Projektbeschreibung.

Großhändler im Bereich Heizung/Sanitär/Klima und Elektro bieten in der Regel die Möglichkeit,
den kompletten Katalog mit allen vorhandenen Artikeln in das eigene Programm zu laden und
dort ohne Internetverbindung zu verwenden. Dies geschieht über die sogenannte DATANORM-
Schnittstelle.

A1-Faktura unterstützt die Datanorm-Schnittstelle in den Formaten Datanorm 4.0 und 5.0.
Wenn Sie vom Großhändler die Daten anfordern, sollten Sie dies bevorzugt im Format Datanorm 4.0
machen, da das ältere Format von A1-Faktura besser unterstützt wird. 

Die Datanorm-Schnittstelle ist ab A1-Faktura 2.0 als fester Bestandteil enthalten und funktioniert
auch uneingeschränkt in der Testversion bzw. Freeware-Version von A1-Faktura 2020 und neuer.

Um die Daten in A1-Faktura einzulesen, müssen Sie zuerst einen Adresseintrag für den Lieferanten
erstellen. Wählen Sie dazu oben im Menü den Eintrag "Stammdaten", dann "Adressen" und "Lieferanten".

Erstellen Sie hier einen Eintrag für Ihren Großhändler bzw. Datanorm-Lieferanten.

Sie müssen nicht die komplette Adresse des Lieferanten anlegen. Mindestens notwendig ist aber im
Feld "Name/Firma" der Name des Lieferanten. Wechseln Sie anschließend mit Klick auf den Reiter "Seite 2"
zum Eintrag für das Lieferanten-Kürzel. Zur Verfügung stehen 13 Zeichen. In der Regel können Sie einfach
den Namen des Lieferanten eintragen, z. B. "C&G", "Brötje", "Buderus", "Detering", "Gienger", "Viessmann",
"Geberit" etc.

Speichern Sie anschließend den Eintrag mit "OK/Speichern".

Holen Sie sich jetzt die Daten vom Ihrem Großhändler. Die meisten Großhändler bzw. Lieferanten haben eine
Internetseite, auf der Sie sich anmelden können. Dort stehen dann meistens die Daten im Datanorm-Format
zum Download bereit. Die Daten werden dort z. B. monatlich aktualisiert, so dass Sie sich immer aktuelle Daten
vom Großhändler holen können.

Die Datanorm-Dateien haben folgende Bezeichnung:

- datanorm.001, datanorm.002, ..., datanorm.099 etc.
- datanorm.wg
- datanorm.rab
- datpreis.001, datpreis.002, ..., datpreis.099

• "datanorm.001": Zur Grundausstattung gehören immer die Dateien mit der Bezeichnung "datanorm.001",
  "datanorm.002" etc.
  Diese Dateien enthalten die Artikelbezeichnung, die Artikelnummer, Verpackungsmenge, Verpackungseinheit,
  Warengruppe, Rabattgruppe und in der Regel den Listenpreis.
  

• "datanorm.wg": Enthält alle Warengruppen-Bezeichnungen des Großhändlers
  

• "datanorm.rab": Enthält alle Rabattgruppen-Bezeichnungen und deren Rabatte
  

• "datpreis.001": Enthält Sonderpreise und in der Regel die speziellen Einkaufspreise für Sie als Kunden.
  

Der rote Punkt bedeutet, dass die Rechnung noch nicht als bezahlt gekennzeichnet ist.

Ein gelber Punkt bedeutet, dass die Rechnung teilweise bezahlt ist.

Ein grüner Punkt bedeutet, dass die Rechnung vollständig bezahlt ist, bzw. der Vorgang als Offener Posten ausgeglichen ist.

Rechts neben der Tabelle finden Sie ein Symbol, das wie eine Ampel aussieht. Wenn Sie die Maus darüber bewegen und dort kurz stehen lassen, werden Ihnen die Erklärungen eingeblendet.

Ein Klick auf dieses Symbol öffnet die Abteilung "Offene Posten/Mahnung" bzw. "OP/Mahnung" für den betreffenden Vorgang. Sie können hier die Zahlungen eintragen, sobald ein Kunde bezahlt hat.

Frage:
Kann man in A1-Faktura Zwischensummen erstellen?

Antwort:
Nein, direkt geht das nicht.

Man kann leider nicht an einer beliebigen Stelle sagen, dass man eine Zwischensumme erstellen möchte.

Über einen Umweg geht es trotzdem. In Angeboten oder Rechnungen kann man Abschnitte oder Abteilungen bilden mit dazu gehörender Überschrift und einer Summe für den Abschnitt.

Diese Möglichkeit gibt es, indem man mit sogenannten Titeln arbeitet.

Eine Beschreibung zu Titeln finden Sie hier:

Verwendung von Titeln

A1-Faktura ab Version 2.0 unterstützt für größere Angebote oder Rechnungen die Verwendung von sogenannten Titeln.

Titel ermöglichen die Unterteilung eines Angebots bzw. einer Rechnung in verschiedene Abschnitte mit Zwischensummen.

Im Handwerksbereich kann z. B. bei der Abrechnung eines Neubaus folgende Unterteilung vorgenommen werden.

Wohnzimmer
Flur
Küche
Bad
Toilette
Keller
ect. ...

Kennzeichnet man die entsprechenden Bereiche, erhält man eine neue Nummerierung mit Unterpositionen, z. 1.1, 1.2, 1.3 oder 2.1, 2.2, 2.3.
Zusätzlich wird am Ende jedes Titels ein Abschluss erstellt mit einer Zwischensumme für den betreffenden Titel.

Am Ende der Rechnung erzeugt A1-Faktura ein zusätzliches Blatt mit einer Titelzusammenstellung.

Um einen Titel zu erstellen, setzen Sie jeweils vor die zu einem Titel gehörenden Positionen einen Text, der als Überschrift bzw. Titelkennzeichnung gilt. Das können Sie machen, indem Sie eine neue Textposition mit "Text schreiben und hinzufügen" erstellen. Schreiben Sie Ihren Text, z. B. "Wohnzimmer"  und setzen Sie rechts neben dem Eingabefeld einen Haken bei "Text als Titel verwenden".

Erstellen Sie anschließend die Positionen, die Sie z. B. für den Titel "Wohnzimmer" abrechnen bzw. aufführen möchten.

Um einen weiteren Titel zu erstellen, erstellen Sie bitte wieder eine Textposition mit "Text schreiben und hinzufügen", z. B. Titel "Flur", setzen Sie den Haken bei "Text als Titel verwenden" und fügen Sie dann die Positionen, die Sie für diesen Bereich auflisten möchten hinzu.

Wenn Sie am Schluss den Druck starten, erhalten Sie automatisch einen Ausdruck mit Titelüberschriften, Titelsummen und einer Titel-Zusammenfassung.

Sie können die Kennzeichnung für die Titel selbstverständlich auch jederzeit nachträglich einfügen, indem Sie eine neue Textposition an einer gewünschten Stelle einfügen und als Titel kennzeichnen.

Die Funktionstaste "F8" gibt Ihnen in der Positionsübersicht jederzeit die Möglichkeit, alle Titel aufzulisten und direkt anzuwählen.
Das ist praktisch bei großen Projekten mit mehr als 10 Titeln.

Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben, bitte eine E-Mail an Info@A1-Faktura.de schreiben.

Wenn die Handhabung von Titeln durch diese Beschreibung nicht klar geworden ist, können Sie auch gerne einen Fernwartungstermin vereinbaren, an dem wir die Erstellung von Titeln dann durchgehen können.

Ein Beispiel für Titel erhalten Sie übrigens, wenn Sie A1-Faktura neu installieren. Das zweite Beispiel in den Vorgängen wurde mit Titeln erstellt.

Wenn Sie schon länger mit A1-Faktura arbeiten und die Beispiele gelöscht haben, können Sie sich auch für Testzwecke einen neuen Mandanten anlegen und sich die Beispiele dort ansehen (nur in lizensierten Versionen, in der Freeware nicht verfügbar).


Weitere Info zu diesem Thema:

Zwischensummen erstellen?

Es gibt den seltenen Fall, dass in A1-Faktura auf dem Bildschirm die Umlaute nicht korrekt dargestellt werden.

Statt dessen fehlen die Umlaute komplett oder werden durch irgendwelche seltsamen Zeichen ersetzt.

Dieser Fehler ist mir bisher nur unter Windows 10 bekannt.

Der Grund dafür ist eine fehlerhafte Einstellung für die Zeichendarstellung in Unicode.

Um diesen Fehler zu beheben, starten Sie bitte die Einstellungsseite in Windows 10.

Wählen Sie dann den Punkt "Zeit und Sprache".

Anschließend links in der Auswahl den Punkt "Sprache".

Am rechten Rand finden Sie die Auswahl "Administrative Sprachoptionen". Bitte wählen Sie diesen Punkt aus.

Klicken Sie anschließend bitte auf "Gebietsschema ändern".

Als aktuelles Gebietsschema sollte "Deutsch (Deutschland)" ausgewählt sein.

Darunter kann ein Haken gesetzt werden für "Unicode UTF-8 für die Unterstützung weltweiter Sprachen".

Dieser Haken darf nicht gesetzt sein. Falls der Haken gesetzt ist, bitte entfernen.

Anschließend können Sie die Einstellungen mit "OK" speichern.

Diese Beschreibung wurde für Windows 1909 erstellt.
Die einzelnen Schritte und Bezeichnungen können evtl. in anderen Versionen von Windows 10 abweichen.

Wenn Sie Fragen dazu haben oder falls das Problem durch diese Beschreibung nicht gelöst sein sollte, bitte unter Info@A1-Faktura melden.

Häufige Frage:

Bei älteren Rechnungen ist die Schaltfläche "Bearbeiten" nicht mehr verfügbar und ich kann meine Rechnungen nicht mehr bearbeiten und nicht mehr ansehen.

Was kann ich machen?

Antwort:
Neue gesetzliche Bestimmungen verbieten es in Rechnungsprogrammen, dass Rechnungen zu jeder Zeit verändert werden können.

Die Bestimmungen verlangen, dass Rechnungen sofort nach dem Ausdruck nicht mehr verändert werden dürfen.

Eine Ausnahme gilt, wenn das Rechnungsprogramm Änderungen an der Rechnung protokolliert, so dass die Änderungen nachvollziehbar sind.

Aus diesem Grund kann man in neueren Versionen von A1-Faktura (ab der Version 3.5) Rechnungen noch 30 Tage lang nach dem Rechnungsdruck ändern.

Ist die Rechnung älter als 30 Tage, kann man die Rechnung nur noch über die Druckansicht ansehen, aber nicht mehr ändern. Die Schaltfläche "Bearbeiten" erhält eine neue Beschriftung mit "Ansehen".
Die Druckansicht des letzen Rechnungsdruckes wird automatisch aufgerufen, wenn man in der Übersicht den Vorgang öffnen möchte.

Weitere Informationen zu diesem Thema:

Rechnung ändern bzw. stornieren ab A1-Faktura 3.5