A1-Faktura Support Forum

Die Druckgestaltung von A1-Faktura hat leider einen Schwachpunkt:

Es kann leider keine Fußzeile für den Ausdruck verwendet werden.

Unten auf dem Druckformular werden allgemein häufig Daten wie die Bankverbindung, Zusatzangaben zur Firma etc. angegeben.

Das ist leider in der Druckgestaltung von A1-Faktura bisher nicht möglich.

Aus diesem Grund sind in den Vorlagen für die Ausdrucke alle wichtigen Angaben im oberen Teil, im Briefkopf, eingetragen.

Wenn Sie am Ende einer Rechnung solche Angaben wie Bankverbindung etc. angeben möchten, können Sie dies z. B. als Zusatztext in einer Zahlungsbedingung angeben,
z. B. "Zahlbar sofort ohne Abzug auf unser Konto bei der Sparkasse Irgendwo, IBAN DE66 2345 6789 0123, BIC SSKMDEMMXXX".

Dass das nicht ideal ist, ist mir als Programmierer auch klar.
Da in der nächsten Zeit die Druckausgabe komplett überarbeitet werden muss, gibt es in Zukunft evtl. auch die Möglichkeit, Fußzeilen auszugeben.

Im Moment geht es aber leider nicht.

Wenn Sie A1-Faktura über eine Internetverbindung nutzen möchten, gibt es im Moment nur folgende Möglichkeit:

Auf einem Rechner im Büro muss eine Software installiert sein, die einen Fernzugriff ermöglicht. Dieser Rechner muss immer in Betrieb sein, damit man jederzeit auf diesen Rechner zugreifen kann.

Wenn Sie Windows als Professional Version oder höher auf diesem Rechner installiert haben, können Sie mit Remote Desktop aus der Ferne über eine beliebige Internetverbindung auf diesen Rechner zugreifen. Remote Desktop zum Bedienen des entfernten Rechners ist in jeder Windows-Version vorhanden. Es sollte vom Fachmann/Fachfrau eine verschlüsselte Verbindung für den Zugriff eingerichtet werden.

Remote Desktop läuft auch mit langsamen Internetvebindungen sehr stabil und schnell. Man kann leicht vergessen, dass man nicht am eigenen Rechner arbeitet. Sogar der Datenaustausch vom Rechner unterwegs zum fernbedienten Rechner im Büro kann über die die Windows Zwischenablage erfolgen. Beim Drucken kann man wählen, ob man den Rechner im Büro oder den Rechner, an dem man gerade fernbedient,  zum Drucken nutzen möchte. Es können zum Drucken die Drucker beider Rechner angezeigt und genutzt werden.


Detaillierte Informationen zur Einrichtung und zum Betrieb von  "Remote Desktop" sollten Sie bei EDV-Fachkräften erfragen, da dieses Thema etwas umfangreicher ist.


Eine weitere Möglichkeit sind Fernwartungsprogramme wie z. B. TeamViewer (https://www.TeamViewer.com), PCVisit (https://www.pcvisit.de), AnyDesk (https://AnyDesk.com/de) und viele andere. RustDesk (https://rustdesk.com/) z. B. ist OpenSource und komplett kostenlos.

Diese Fernwartungsprogramme können so eingerichtet werden, dass man aus der Ferne ebenfalls jederzeit auf seinen Rechner im Büro zugreifen kann. Die Einrichtung ist oft sehr einfach und kann auch ohne EDV Fachpersonal erfolgen.

Speziell für diese Art von Arbeit sind die HomeOffice-Versionen von TeamViewer, PCVisit, AnyDesk etc. ausgelegt. Diese ermöglichen ebenfalls die Nutzung sowohl des entfernten als auch des lokalen Druckers und können Inhalte zwischen entferntem Rechner und dem gerade verwendeten Rechner austauschen. HomeOffice-Versionen sind oft verbesserte Versionen der Fernwartungsprogramm. In den letzten Jahren hat es bei HomeOffice-Software große Verbesserungen gegeben, so das man diese von vielen Herstellen inzwischen uneingeschränkt empfehlen kann.


Zugriff mit mehreren Personen aus der Ferne auf A1-Faktura ist auch möglich. Dafür muss dann im Büro die Netzwerkversion von A1-Faktura eingerichtet sein und es muss im Büro für jeden Mitarbeiter ein PC zur Verfügung stehen, auf den per Remote-Desktop bzw. HomeOffice oder Fernwartungssoftware zugegriffen werden kann.

Wenn Sie Vorschläge zu weiteren Verbindungsmöglichkeiten oder Fragen zu diesem Thema haben, senden Sie bitte eine E-Mail an Info@A1-Faktura.de


Ähnliche Themen:

Kann A1-Faktura auch über eine Internetverbindung betrieben werden?

Es ist ein wenig verwirrend:

Zur Zeit gibt es zwei Updates: Ein kostenpflichtiges Update mit Neuerungen (A1-Faktura 2020) und gleichzeitig kostenlose Updates mit Korrekturen für A1-Faktura 3.

Da es bisher immer nur ein einziges Update gab, gibt es von Versionen vor A1-Faktura 3.63 immer nur die Meldung für die neueste Version.
A1-Faktura ab Version 3.63 kann hier besser unterscheiden und zeigt direkt an, wenn es ein kostenloses Update gibt.

Leider gibt es auf vielen PC's einen Fehler, welcher verhindert, dass das Update per Knopfdruck automatisch installiert werden kann.
Die Ursache wurde gefunden und wird in zukünftigen Versionen hoffentlich einwandfrei auf allen Rechnern funktionieren.

Wenn das automatische Update nicht funktioniert, können Sie jederzeit das aktuelle Installationsprogramm für A1-Faktura 3 starten und die Installation
als Update wählen.

Das Update für A1-Faktura 3 gibt es hier:
A1-Faktura 3 als Update

Wenn eine bereits vorhandene Version von A1-Faktura angezeigt wird, können Sie die Installation als Update fortsetzen.

Während der Installation soll automatisch eine Datensicherung stattfinden. Leider funktioniert das auf einigen PC's nicht und es gibt eine Fehlermeldung.
Sie können den Fehler aber ignorieren und die Installation fortsetzen (aber bitte nur, wenn Sie vorher bereits eine Datensicherung durchgeführt haben).

Anschließend können Sie mit der neuesten Version von A1-Faktura 3 wie gewohnt weiter arbeiten. Zum Zeitpunkt dieses Beitrags ist das die Version
A1-Faktura 3.63.

Falls es Probleme beim Udate geben sollte oder wenn Sie Unterstützung beim Installieren des Udpates wünschen, bitte melden über Info@A1-Faktura.de oder
unser Kontaktformular.

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Wenn eine neue Version erscheint, gibt es in Zukunft für die ältere Version für den Zeitraum von ca. 1 Jahr noch weiterhin kostenlose Updates.
Diese Updates gibt es immer dann, wenn Fehler in der älteren Version auffallen. Diese Fehler werden dann behoben und es gibt ein neues, kostenloses
Update.

Als voreingestellten Standard druckt A1-Faktura selber einen Briefkopf aus.

Man kann aber auch fertig bedruckte Briefbögen verwenden.
Hinweis: Die Beschreibung gilt für Versionen von A1-Faktura ab Version 3.5

Dazu muss man in den Druckeinstellungen von A1-Faktura ein paar Einstellungen vornehmen.

Wählen Sie dazu bitte oben im Menü den Punkt "Einstellungen" und "Programmeinstellunen" aus.
Im Reiter "Druckeinstellungen" ändern Sie bitte die Auswahl

"Standardbriefkopf für Vorgangsdruck: Briefkopf 1 für den Druck verwenden"
in
"Standardbriefkopf für Vorgangsdruck: Leeren Briefkopf für den Druck verwenden"

Sie können trotzdem immer vor dem Druck auch weiterhin den Druck mit dem eingebauten Briefkopf 1 oder Briefkopf 2 verwenden, z. B. wenn Sie Angebote oder Rechnungen per PDF versenden möchten.

Wenn bei "Einfache Druckformulare verwenden" ein Haken gesetzt ist, entfernen Sie bitte den Haken.

In den darunter folgenden Einstellugen tragen Sie bitte als Wert für "Seite 1:" den Wert "30" ein.

Bei "ab Seite 2:" bitte den Wert "59" eintragen.


Wenn Sie den Briefbogen immer nur für die erste Druckseite verwenden möchten, sind die erforderlichen Einstellungen erledigt und Sie können die Einstellungen mit "OK / Speichern" abspeichern.

Wenn Sie Ihre Briefbögen für alle Druckseiten verwenden möchten, müssen Sie ab Seite 2 immer oben auf der Seite einen gewissen Platz lassen.
Dies machen Sie, indem Sie z. B. in dem Feld "Leerzeilen für Folgeseiten:" einen Wert von "15" eintragen.
Dadurch werden oben erst einmal 15 Druckzeilen leer gelassen, bevor der Druck beginnt.


Diese Einstellungen sind nur Standardeinstellungen, die Sie für die ersten Druckversuche verwenden können.
A1-Faktura kann leider nicht selber erkennen, wann die Seite zu Ende ist und braucht daher Vorgaben von Ihnen.

Sie können die Werte so anpassen, dass der Druck besser Ihren Vorstellungen entspricht.

D. h. im Klartext:
Sie müssen mit diesen Werten mal ein paar Probedrucke machen.

Wenn Sie mit dem Ergebnis nicht zufrieden sind, müssen Sie die Werte in den Druckeinstellungen ein wenig ändern und erneut einen Probedruck machen. So lange, bis alles stimmt.

Bitte setzen Sie die Werte nicht zu hoch. Zu hohe Werte führen dazu, dass die Seitenumbrüche nicht mehr stimmen und Sie erhalten evtl. leere Seite oder halb bedruckte Seiten.
Im Normalfall stimmen die Beispiel-Werte schon recht gut. Es sollten also nur kleine Veränderungen vorgenommen werden. Abweichungen von mehr als 10 Zeilen führen in der Regel zu Fehlern im Seitenumbruch.

Wenn Ihnen das zu kompliziert ist, falls es da Probleme geben sollte oder wenn Sie einfach nur Unterstützung bei der Einrichtung wünschen, helfen wir natürlich gerne per Telefon und Fernwartung weiter.
Schicken Sie bitte dann eine E-Mail an Info@A1-Faktura.de.


Weitere Hinweise zur Briefkopfeinrichtung:

Briefkopf ändern und Logo als Grafikdatei einbinden

Fußzeile im Ausdruck von Rechnungen, Angeboten etc. verwenden

Es wird oft gefragt, ob es in A1-Faktura möglich ist, Rechnungen für den Direktverkauf, z. B. im Einzelhandel zu erstellen.

Dafür müssen alle Preise Butto ausgewiesen werden, also inklusive MwSt.

Am Ende der Rechnung muss der Betrag stehen, den der Kunde bezahlen muss und es folgt eine Angabe, wieviel MwSt. in der Rechnung enthalten ist.

Das geht leider nicht.

A1-Faktura wurde für Handwerksbetriebe erstellt und andere Dienstleistungsbetriebe. Hier erfolgt die Abrechnung normalerweise immer mit Nettopreisen, also ohne Mehrwertsteuer, innerhalb der Rechnung.

Erst am Schluss wird die Mehrwertsteuer aufgeschlagen.

Ergänzende Infos zu diesem Thema finden Sie auch in diesem Beitrag

Häufigste Rückmeldung nach der Umstellung von 19 % auf 16 % ist folgende:

Problem: Obwohl ich in den Einstellungen 16 % eingetragen habe, wird meine Rechnung mit 19 % gedruckt!

Lösung: Öffnen Sie den Vorgang und ändern Sie im Vorgang den Wert für die Mehrwertsteuer von 19 % auf 16 %.

Bitte beachten Sie, dass der Wert für die Mehrwertsteuer, der in den Einstellungen eingetragen ist, nur bei der Neuanlage von Vorgängen wie z. B. Angeboten, Rechnungen etc. gilt.

Wenn Sie den Vorgang bereits vorher als Angebot angelegt hatten und jetzt als Rechnung drucken möchten, steht natürlich noch vom Zeitraum vor der Umstellung die alte Mehrwertsteuer drin. Der alte Wert für die Mehrwertsteuer muss jetzt von Ihnen manuell geändert werden, wenn Sie die Rechnung erst ab Juli drucken.

Ähnlich verhält es sich, wenn Sie Vorgänge kopieren. Viele Kunden verwenden ältere Angebot oder Rechnungen als Vorlage für die neue Rechnung. Das ist gut, ist ja auch so vorgesehen. Ich selbst mache es auch so.
Allerdings sollte man anschließend im kopierten Vorgang einmal kontrollieren, ob der Mehrwertsteuersatz für den Abrechnungszeitraum stimmt.

Bitte auch darauf achten, dass es wieder nette Sonderregelungen gibt, so dass man z. B. auch im Juli evtl. noch Rechnungen mit 19 % schreiben muss. Z. B. wenn die Ware noch im Juni geliefert wurde.
Auch in diesem Fall muss man die Mehrwertsteuer manuell im betreffenden Vorgang ändern.

Bitte unter Info@A1-Faktura.de melden, wenn Sie dazu Fragen haben.

In neueren Versionen von A1-Faktura wird die Rechnung für die Bearbeitung gesperrt, wenn die Rechnung älter als 30 tage ist oder wenn bereits eine Zahlung eingetragen ist.

In diesem Fall kann man die Rechnung nicht mehr öffnen und die Zahlung über den Reiter "Offene Posten" eintragen.

Klicken Sie bitte statt dessen auf das Ampelsymbol, dass sich rechts neben der Tabelle unterhalb der Navigations-Schaltflächen befindet.

Das Symbol zeigt die Farben Rot, Gelb und Grün.
Rot = Rechnung offen, noch nicht bezahlt
Gelb = teilweise bezahlt
Grün = Rechnung ist bezahlt

Wenn Sie auf das Ampelsymbol klicken, öffnet sich der Bereich "Offene Posten", den Sie sonst auch als Reiter im Vorgang anwählen können.

Das Ampelsymbol können Sie immer anwählen und landen dann im Bereich "Offene Posten" des Vorgangs, egal ob die Rechnung bereits für die Bearbeitung gesperrt ist oder noch bearbeitet werden kann.


Hinweis zur Änderung der Farben des Ampelsymbols

In älteren Versionen (bis 1.504) konnte man die Farben durch einfaches Anklicken mit der Maus ändern.

In neueren Versionen geht das nicht mehr, sondern geschieht automatisch.

Wurde noch keine Zahlung eingegeben, die Rechnung aber bereits gedruckt, ist die Farbe immer Rot.
Wird der komplette Rechnungsbetrag als Zahlung eingegeben, ändern sich die Farbe automatisch auf Grün.
Wird ein Teilbetrag eingegeben, ist das Symbol Gelb.

Bei der Eingebe von Teilbeträgen werden die einzelnen Teilzahlung immer addiert. Die einzelnen Zahlungen werden vom Programm aber nicht protokolliert.
Es ist als sinnvoll, in den Bemerkungen selber eine Liste zu führen, wann welche Zahlung erfolgt ist, damit man dies immer nachvollziehen kann.

Hinweis: Mit Versionen vor A1-Faktura 2020 können keine korrekten Schlussrechnungen schreiben, wenn Abschläge vor dem 1. Juli 2020 aufgelistet werden müssen.
Mit Version 2020 steht ein Update zur Verfügung.


Update dieses Beitrags vom 28.08.2020

Mit der Änderung der Mehrwertsteuer ab 1. Juli gibt es folgende Problematik :

Abschlagrechnungen bis Juni werden mit 19 % Mehrwertsteuer geschrieben,
Abschlagrechnungen ab Juli müssen mit 16 % Mehrwertsteuer geschrieben werden.

Bei einer Schlussrechnung müssen beide Steuersätze aufgeführt werden.

Da A1-Faktura bisher nur immer einen einzigen Steuersatz bei der Auflistung der Abschläge verwalten konnte, gibt es mit der Version A1-Faktura 2020 ein Update, welches die Abschläge mit unterschiedlichen Steuersätzen auflisten kann.

Die neue Version A1-Fakura 2020 ist seit dem 07. August online. Da aus meiner Sicht immer noch nicht alle Fragen restlos geklärt sind, enthält das Programm den Hinweis bei Schlussrechungen, dass diese bitte dem Steuerberater vorgelegt werden sollen, bevor die Rechnung an den Kunden geht.

Ich habe von einigen Kunden bzw. deren Steuerberater bereits die Bestätigung, dass die Abrechnung in Ordnung ist.

Wenn Ihr Steuerberater andere Ansicht ist und meint, dass noch etwas geändert werden soll, bitte Rückmeldung an Info@A1-Faktura.de, damit ich die notwendigen Änderungen einbauen kann.
Da mir keine eindeutigen und verbindlichen Muster vorliegen, bin ich auf Ihre Mithilfe bzw. die Ihres Steuerberaters angewiesen. Ich rufe Sie auch gerne zu dem Thema an, wenn Fragen zu klären sind. 

E-Mail bitte an Info@A1-Faktura.de
MfG Andreas Wiltfang


Evtl. auch interessant:

Abschläge und Schlussrechnungen

In A1-Faktura (ab Version 2.00) können bis zu 10 Abschlagrechnungen für eine Schlussrechnung erfasst werden.

In der Schlussrechnung werden dann nach der Endsumme noch einmal alle Rechnungen mit Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Bruttobetrag aufgelistet.

Ganz am Schluss wird dann aus der Rechnungssumme und der Summe der Abschlagrechnung eine Restsumme gebildet.

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Es gibt keine Automatik für die Erstellung der Abschlagrechnungen bzw. der Schlussrechnung.

Wenn Sie dem Kunden einen Abschlag in Rechnung stellen möchten, müssen Sie immer eine Abschlagrechnung erstellen.

Eine Abschlagrechnung ist eine ganz normale Rechnung ohne Besonderheiten. Sie können für den Kunden z. B. eine Rechnungsposition erstellen, die z. B. folgendes beinhaltet: "1. Abschlagzahlung" und dann beim Materialpreis die Nettosumme, die der Kunde zahlen soll.
Die Rechnungsposition können Sie z. B über "Freie Eingabe von Material und Leistung" erstellen.

Um dem Kunden übersichtlich Informationen zur Abschlagzahlung zu liefern, können Sie z. B. in der Projekt-Beschreibung zusätzlichen Text angeben, z. B.
"1. Abschlagzahlung zu Baustelle Hauptstraße 12"

Bitte drucken Sie die Rechnung ganz normal über den Punkt "2. Rechnung" aus. Die Rechnung wird dann ganz normal als Rechnung gebucht und es wird eine Rechnungsnummer vergeben.

Auf diese Art können bis zu 10 Rechnungen für Abschläge erstellt werden.

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Empfehlung:
Im Normalfall hat der Kunde wahrscheinlich von Ihnen bereits ein Angebot erhalten über die von Ihnen zu erbringenden Leistungen.

Für die Schlussrechnung benötigen Sie höchstwahrscheinlich eine komplette Auflistung der Positionen, die tatsächlich abgerechnet werden müssen.

In großen Teilen dürfte diese Auflistung mit der Auflistung im Angebot identisch sein.

Es bietet sich daher an, das Angebot für die Schlussrechnung zu kopieren und in dem so entstandenen neuen Vorgang alle Änderungen, die sich im Vergleich zum Angebot ergeben haben, einzutragen.

Um den Vorgang zu kopieren, wählen Sie in der Übersicht der Vorgänge Ihr Angebot aus, so dass das Angebot in der Übersicht blau hinterlegt ist. Klicken Sie dann bitte unten auf die Schaltfläche "Kopieren".

Das Anlegen eines Vorgangs für die Schlussrechnung sollte bereits dann durchgeführt werden, wenn Sie Ihre erste Abschlagrechnung schreiben.

Nachdem Sie eine Abschlagrechnung geschrieben haben, sollten sie diese in den für die Schlussrechnung vorgesehenen Vorgang eintragen.

Öffnen Sie dazu den Vorgang für die Schlussrechnung. Oben finden Sie verschiedene Reiter. Öffnen Sie den Reiter "Abschlagzahlungen". Tragen Sie hier bitte Ihre gerade geschriebene Abschlagrechnung ein, mit Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Bruttosumme. Solange noch keine Schlussrechnung geschrieben werden soll, müssen Sie nichts weiter machen. Speichern Sie bitte Ihre Änderungen und verlassen Sie den Vorgang.

Sobald Sie die nächste Abschlagrechnung schreiben, öffnen Sie diesen Vorgang wieder und tragen die nächste Abschlagrechnung ein.

Wenn das Projekt beendet ist und endgültig abgerechnet werden soll, öffnen Sie wieder diesen Vorgang, aktualisieren die Liste der abzurechnenden Positionen und drucken in der Abteilung "Abschlagzahlungen" die Schlussrechnung, indem Sie die Schaltfläche "Drucken Schlussrechnung" auswählen.

Sie erhalten dann einen Ausdruck mit der Überschrift "Schlussrechnung" und einer Auflistung aller geschriebenen Abschlagrechnungen. Ganz am Schluss wird eine Restsumme ausgegeben.





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Ergänzung:
In einer Abschlagrechnung können Sie natürlich auch mehr als eine Position auflisten. In den meisten Fällen ist es ausreichend, eine einzige Position mit dem Text "Abschlagzahlung" und einer Summe aufzuführen.
Falls Sie Ihren Kunden jedoch in einer Abschlagrechnung alle Positionen auflisten möchten, die Sie evtl. bis zu dem Zeitpunkt der Rechnung bereits erledigt haben, können Sie dies natürlich machen.
Sie sollten dann aber möglichst in der Projektbeschreibung die Kennzeichnung "1. Abschlagzahlung", bwz. "2. Abschlagzahlung" etc. und eine kurze Erklärung zur Baustelle beibehalten.

Wenn Sie Fragen zum Ablauf haben, dürfen Sie sich gerne melden und einen Termin vereinbaren. Wir können dann am Telefon mit Hilfe der Fernwartung anhand von Beispielen aus Ihrem Arbeitsumfeld das Ganze gemeinsam durchführen.


Falls Sie eine Schlussrechnung erstellen müssen, welche Abschläge vor dem 1. Juli 2020 enthält, bitte folgenden Beitrag lesen:

Abschlagrechnungen und Schlussrechnungen mit unterschiedlicher Mehrwertsteuer

Sie können in A1-Faktura die Mehrwertsteuer für neue Angebote, Rechnungen etc. jederzeit ändern.

Wählen Sie oben im Menü den Punkt "Einstellungen" und dann "Programmeinstellungen".

Ändern Sie im Reiter "Vorgänge" den aktuellen MwSt-Satz von 16 % auf 19 % und bestätigen Sie die Änderung mit "OK / Speichern".

Das war's. Alle neuen Angebote, Rechnungen etc. können jetzt mit dem neuen Steuersatz geschrieben werden.

Natürlich können Sie auch in jedem Vorgang bzw. Angebot oder Rechnung den Steuersatz einzeln ändern.
Dazu einfach den Vorgang öffnen und im Feld "MwSt.(%)" den Wert von 19 % auf 16 % ändern bzw. umgekehrt.

Diese Änderung kann notwendig sein, wenn Sie Vorgänge kopieren, die noch den alten Steuersatz enthalten
oder wenn Warenlieferungen noch im Juni erfolgt sind und die Rechnung im Juli geschrieben wird.



Hinweis:
Das geht in jeder Version von A1-Faktura seit 2006. Viele Kunden fragen nach einem Programmupdate für die Mehrwertsteuer-Umstellung.
Das ist in A1-Faktura nicht notwendig. Einfach den Steuersatz umstellen und speichern, weiter gehts...