A1-Faktura Support Forum

Der Support für Windows 7 läuft im Januar 2020 aus, Microsoft liefert keine Updates und Fehlerkorrekturen mehr.

Im Klartext heißt das, dass ab Februar 2020 keine Sicherheitslücken mehr gestopft werden.

Leichtes Spiel also für Kriminelle, die Schadsoftware los werden möchten.

Dass Microsoft die Lücken, die bekannt werden, nicht mehr stopft, hat zur Folge,
dass auch kein Antiviren-Programm mehr in der Lage ist, die Sicherheit zu gewährleisten.

Ab April 2020 gibt es daher Support für A1-Faktura nur noch für Windows 8.1 (läuft bis Anfang 2023) und Windows 10.

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Update: Aufgrund von Beschaffungsproblemen für neue Rechner aufgrund der Corona-Virus Pandemie wird die Supportzeit für Rechner mit Windows 7 bis zum Herbst 2020 verlängert.

in A1-Faktura ab Version 2.0 müssen Sie zuerst in den Stammdaten einen Lieferanten anlegen, der dann beim Anlegen eines Artikels gewählt werden kann.
In der alten Freeware bis Version 1.504 kann man einfach einen Lieferanten eintragen, das geht in neueren Versionen nicht, um Schreibfehler bei der Zuordnung zu vermeiden.

Wählen Sie zum Anlegen eines geeigneten Lieferanten dazu oben im Menü den Punkt "Stammdaten", dann "Adressen" und "Lieferanten".

Legen Sie jetzt eine Adresse für Ihren Lieferanten an. Es reicht, wenn Sie das Feld "Name/Firma" ausfüllen.
Wählen Sie dann bitte den Reiter "Seite 2" und tragen Sie im Feld "Lieferanten-Kürzel" ebenfalls den Namen des Lieferanten ein.
Anschließend speichern Sie bitte die neue Adresse.

Wenn Sie jetzt einen neuen Artikel anlegen, können Sie im Feld "Lieferant" Ihren Lieferanten auswählen.

In einigen Fällen erscheint die Auswahl des Lieferanten nicht direkt nach der Neuanlage der Adresse. Falls der Lieferant beim Anlegen eines neuen Artikels nicht zu sehen sein sollte, bitte das Programm einmal beenden und dann neu starten.

Das Zuordnen von Lieferanten geht allerdings nur bei der Neuanlage eines Artikels. Bestehende Artikel können nicht mehr nachträglich einem Lieferanten zugeordnet werden.

Sie können allerdings den Artikel kopieren und dann in der Kopie den Lieferanten wählen. Den alten Artikel können Sie danach löschen.

Sie können einen Artikel kopieren, indem Sie in der Übersicht "Material/Leistung" den gewünschten Artikel auswählen und dann die Schaltfläche "Kopieren" auswählen.

Wenn Se Fragen dazu haben, bitte eine E-Mail an Info@A1-Faktura.de senden.

Ein direkter Betrieb über eine Internetverbindung ist leider nicht möglich und auch nicht vorgesehen.

Das Arbeiten über eine Internetverbindung ist aber problemlos möglich, wenn man zusätzliche Software für das Arbeiten im Homeoffice verwendet.

A1-Faktura benötigt für den Betrieb entweder einen fest installierten oder fest angeschlossenen Datenträger (Festplatte, SSD, USB-Stick) oder eine Verbindung in einem lokalen Netzwerk über ein Netzwerkkabel.
Auch WLAN ist nicht zu empfehlen, da es nicht zu Verbindungsabbrüchen kommen darf. Im Falle von wiederholten Verbindungsabbrüchen könnten ansonsten die Datenbanken beschädigt werden.

Die Nutzung von Online Speicher oder Netzwerkfreigaben per Internetverbindung ist nicht möglich, bzw. führt früher oder später zu Beschädigungen und/oder Totalverlust der Daten.

Lösungen wie Dropbox, OneDrive, Google Drive etc. funktionen manchmal auf den ersten Blick erstaunlich gut. Oft geraten aber schon nach kurzer Nutzungszeit alle Daten durcheinander oder es gibt beschädigte Datenbanken.
Man sollte diese Lösung also nur dann nehmen, wenn mit absoluter Garantie seine Daten zerstören möchte und sich an Datenchaos erfreut.
Diese Dienste sind nicht für den gleichzeiten Betrieb von Offline-Datenbank-Systemen an mehreren Standorten gedacht.


Wenn Sie A1-Faktura über eine Internetverbindung nutzen möchten, gibt es im Moment nur folgende Möglichkeit:

Auf einem Rechner im Büro muss eine Software installiert sein, die einen Fernzugriff ermöglicht, z. B. eine Software für die Arbeit im HomeOffice oder eine Fernwartungssoftware. Der Rechner muss immer in Betrieb sein, damit man jederzeit auf diesen Rechner zugreifen kann.

Eine weitere Möglichkeit sind Fernwartungsprogramme wie z. B. TeamViewer (www.TeamViewer.com), PCVisit (www.pcvisit.de), AnyDesk (https://anydesk.com/de) und viele andere.

Diese Fernwartungsprogramme können so eingerichtet werden, dass man aus der Ferne ebenfalls jederzeit auf seinen Rechner im Büro zugreifen kann. Die Einrichtung ist oft sehr einfach und kann auch ohne EDV Fachpersonal erfolgen.

Heute üblich sind spezielle Fernwartungslösungen mit mehr Komfort, welche direkt auf die Arbeit im HomeOffice abgestimmt sind. Diese gibt es ebenfalls von z. B. TeamViewer (www.TeamViewer.com), PCVisit (www.pcvisit.de), AnyDesk (https://anydesk.com/de).



Wenn Sie Vorschläge zu weiteren Verbindungsmöglichkeiten oder Fragen zu diesem Thema haben, senden Sie bitte eine E-Mail an Info@A1-Faktura.de

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A1-Faktura per Internet mobil oder aus dem Homeoffice verwenden

Ja, das geht. Es ist ab Version 2.0 ein komplettes Wartungsprogramm enthalten.

Das Wartungsprogramm ist branchenunabhängig. D. h. es kann für jedes beliebige Produkt ein Eintrag für eine Wartung, Überprüfung oder für einen Fälligkeitstermin eingetragen werden.

Wenn Sie in den Einstellungen bei Modulen das Wartungsmodul aktiviert haben, sollten Sie oben unterhalb der Menüleiste das Symbol "Wartung" sehen. Sie können auch oben im Menü auf "Verarbeitung" gehen und dann auf "Wartung".

Wenn Sie das Wartungsprogramm gestartet haben, klicken Sie oben im Menü des Wartungsprogramms auf "Hilfe" und "Handbuch am Bildschirm lesen". Sie finden dort ein komplettes Handbuch.

Sie können für jedes Produkt Ihrer Kunden einen Eintrag anlegen und einen Wartungstermin festlegen. Wenn Sie oben im Menü auf "Einstellungen" gehen, können Sie bei "Fällige Wartungen bei jedem Windows-Start" einen Haken setzen, so dass auf fällige Wartungen beim Start von Windows hingewiesen wird.

Natürlich können Sie auch selber jederzeit nachsehen. Wichtig ist, dass Sie den Termin für die fällige Wartung im Feld "Wartung am" eintragen. In dieses Feld muss der Termin eingetragen werden, an dem die nächste Wartung bzw. Überprüfung stattfinden soll.

Im Hauptprogramm können Sie zusätzlich bei jedem Kunden in der Tabellenübersicht der Adressen oder Vorgänge die rechte Maustaste drücken und dann "Wartung" auswählen. In diesem Fall wird das Wartungsprogramm mit einem Filter gestartet, der Ihnen nur alle Wartungen dieses bestimmten Kunden anzeigt. Sollte noch keine Wartung für diesen Kunden existieren, fragt das Programm nach, ob eine neue Wartung erstellt werden soll.

Bitte das Handbuch lesen.

Wenn Sie Fragen haben, bitte eine E-Mail an Info@A1-Faktura.de schicken

In die Update-Überprüfung der Freeware-Versionen hat sich leider ein Fehler eingeschlichen.

Auf vielen Rechnern wird bei jedem Programmstart darauf hingewiesen, dass es neue Updates gibt.

Das war so nicht geplant. Eigentlich sollte nur einmal pro Woche der Hinweis erscheinen.

Die Hinweise waren nicht als Nervfaktor gedacht. Es handelt sich um einen unbeabsichtigten Fehler im Programm.
Entschuldigung daher von meiner Seite als Programmierer!

Natürlich ist ein Update auf die neue Version sinnvoll. In den allermeisten Fällen vor allem, um Probleme bei einer Prüfung durch das Finanzamt
zu vermeiden. Denn heutzutage werden von den Prüfern oft nicht nur die Ergebnisse geprüft, sondern auch die Programme, mit denen die
Rechnungen geschrieben werden, unter die Lupe genommen.

Und hier gab es bei bisherigen Prüfungen einen einzigen Punkt, der wiederholt angemahnt wurde. Rechnungen dürfen nicht beliebig nachträglich
verändert werden. Dies ist z. B. geregelt in den Buchführungsvorschriften für Deutschland GoBD. Diese Regeln gelten seit 2013.

Mir fehlt leider die Zeit, die alte Freeware bzgl. der neuen Regeln an die neue Gesetzgebung anzupassen.

Daher gibt es diese Anpassungen nur in der kostenpflichtigen Version.

Ich habe allerdings immer wieder Kunden, die der Meinung sind, dass die Regeln für Sie nicht gelten.

Ich empfehle allerdings, es nciht bei Annahmen und Vermutungen zu belassen.
Fragen Sie daher Ihren Steuerberater oder Ihr zuständiges Finanzamt, ob das alte Programm tatsächlich weiter eingesetzt werden darf.

Wenn Sie sich sicher sind, dass Sie das Update nicht benötigen und weiterhin mit der alten Freeware-Version arbeiten möchten,
können Sie die nervigen Update-Hinweise dauerhaft abstellen.

Dazu müssen Sie den Windows-Explorer öffnen, bzw. "Computer" oder "Mein PC".

Wechseln Sie dann in den Programmordner von A1-Faktura. In A1-Faktura können Sie oben im Menü über "Hilfe" und "Über A1-Faktura" sehen,
welches der Programmordner ist. Es gibt dort einen Eintrag mit dem Namen "Programmordner:"

Dort steht dann z. B. "Programmordner: C:\A1-Faktura".

Öffnen Sie dann den Ordner auf dem lokalen Datenträger C: mit dem Namen "A1-Faktura".

Dort suchen Sie den Eintrag "Update_A1-Faktura" bzw. "Update_A1-Faktura.exe".

Der Name kann unterschiedlich sein, je nach Einstellungen in Windows.

Klicken Sie auf den Namen mit der rechten Maustaste und wählen Sie mit der linken Maustaste "Umbenennen".

Benennen Sie den Namen "Update_A1-Faktura" um in z. B. "Update_A1-Faktura_alt" oder irgendetwas anderes.

Wenn Sie dies gemacht haben, wird A1-Faktura allerdings nie wieder Hinweise zu Updates anzeigen.

Wenn Sie wissen möchten, was sich geändert hat, können Sie dies erfahren, indem Sie oben im Menü von A1-Faktura auf Hilfe klicken und dann
auf "Die letzten Änderungen und Neuerungen". Oder Sie schauen auf unserer Internetseite im Downloadbereich nach. Dort gibt es ebenfalls den
Hinweise auf die letzten Änderungen und Neuerungen.

Früher hat man evtl. eine Gutschrift gedruckt, um eine Rechnung ungültig zu machen. Den Begriff "Gutschrift" darf man
jedoch in Zusammenhang mit Kunden und Rechnungen nicht mehr verwenden.

Statt dessen muss jetzt das "Korrektur-Rechnung" heißen.

Das Formular für Gutschriften ist nach wie vor im Programm enthalten. Gutschriften sollte man aber einem Kunden
in Zusammenhang mit Rechnungen nicht mehr schreiben.

Wann darf der Begriff "Gutschrift" verwendet werden?
Am besten den Steuerberater oder das Finanzamt fragen.

Ab A1-Faktura 3.5 werden Rechnungen automatisch gesperrt, wenn Sie älter als 30 Tage sind (30 Tage ab Rechnungsdatum).

Innerhalb dieser Zeit kann man sie noch ändern. Allerdings wird jede Änderung an der Rechnung protokolliert,
so dass sie für das Finanzamt nachvollziehbar ist.

Wird eine Rechnung als bezahlt markiert, ist sie danach ebenfalls nicht mehr änderbar, weil sie damit automatisch
als abgeschlossen gilt.

Möchte man eine Rechnung trotzdem ändern, obwohl sie bereits abgeschlossen ist, geht dies folgendermaßen:

Suchen Sie sich in der Übersicht der Vorgänge die Rechnung aus, die Sie ändern möchten. Dann wählen Sie
die Schaltfläche "Drucken" und anschließend "Korrektur-Rechnung". Bitte drucken Sie die Korrektur-Rechnung aus.

Früher hat man evtl. eine Gutschrift gedruckt, um eine Rechnung ungültig zu machen. Den Begriff "Gutschrift" darf man
jedoch in Zusammenhang mit Kunden und Rechnungen nicht mehr verwenden. Statt dessen muss jetzt das "Korrektur-Rechnung"
heißen.

Mit der Korrektur-Rechnung machen Sie die Original-Rechnung ungültig. Bitte heften Sie die Ausdrucke der Rechnung und der
Korrektur-Rechnung zusammen und legen diese gemeinsam in Ihrem Ordner bzw. Ablage ab.

Anschließend wählen Sie vorne in der Übersicht der Vorgänge bei der selben Rechnung die Schaltfläche "Kopieren" und kopieren die
ungültig gemachte Rechnung in einen neuen Vorgang.

In diesem neuen Vorgang können Sie alle Änderungen vornehmen, die Sie dem machen möchten.  Drucken Sie die geänderte Rechnung
als Rechnung aus und senden Sie diese dem Kunden zu.

Es kann sinnvoll sein, dem Kunden die Korrektur-Rechnung zusammen mit der neuen Rechnung zuzusenden. Wenn der Kunde eine
Behörde oder Firma ist, müssen Sie dem Kunden die Korrektur-Rechnung ebenfalls zusenden, wenn der Kunde die erste Rechnung
ebenfalls von Ihnen bereits erhalten hat. Dann benötigt der die Korrektur-Rechnung möglicherweise ebenfalls für seine Buchhaltung.

Für diesen gesamten Vorgang werden drei Rechnungsnummern vergeben. Eine Rechnungsnummer für die erste Rechnung,
eine Rechnungsnummer für die Korrektur-Rechnung und noch einmal eine Rechnungsnummer für die neue Rechnung.

Bitte beachten: In einigen Programmen kann man eine Korrektur-Rechnung auch für einzelne Positionen schreiben. Das geht
in A1-Faktura generell NICHT und ist auch nicht vorgesehen. Hintergrund: Es kann sehr kompliziert werden, wenn man einzelne
Positionen gutschreibt bzw. als Korrektur-Rechnung schreibt und dann weitere Korrekturen anstehen. Dann kann man
auch mal den Überblick verlieren. Sowohl als Rechnungssteller als auch als Kunde. Daher wird in A1-Faktura der Einfachheit halber IMMER die
komplette Rechnung als Korrektur-Rechnung geschrieben und dadurch ungültig gemacht. Anschließend schreibt man einfach
eine neue Rechnung und diese (und nur diese) ist dann gültig und ausschlaggebend.

Kompliziertes Thema? Sorry. Nicht meine Idee. Die Bürokratie läßt grüßen.

Wir können das auch gerne in Ruhe am Telefon durchgehen und besprechen.
Bitte einen Termin per E-Mail an Info@A1-Faktura.de schicken und einen Termin für eine kostenlose Beratung vereinbaren.


Ergänzung: Wenn Sie die Rechnungen lieber sofort nach dem Rechnungsdruck gesperrt haben möchten, geht dies auch.
Wählen Sie dazu oben im Menü "Einstellungen" und "Programmeinstellungen". Im Reiter "Vorgänge" gibt es einen Eintrag "Rechnungen statt dessen nach dem Druck sofort sperren?". Wenn Sie hier einen Haken setzen, wird die Rechnung nach dem Ausdruck sofort für weitere Änderungen gesperrt. Achtung: Diese Änderung erfolgt dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden. Wählen Sie diese Möglichkeit nur, wenn Sie sich vollständig sicher sind.

Wenn beim Aktivieren der Lizenz die Meldung erscheint, dass die Lizenz falsch ist oder wenn Sie generell
Probleme haben, die Lizenz zu aktivieren, führen Sie bitte folgende Schritte durch:

Wichtig: Bitte beachten, dass die Lizenz generell nicht geöffnet werden kann, sondern
immer gespeichert werden muss. Die Lizenz haben Sie zusammen mit Ihrer Rechnung in der selben E-Mail erhalten.

Bitte speichern Sie die Lizenz auf einem USB-Stick.

Öffnen Sie bitte anschließend A1-Faktura bzw. A1-Faktura Plus.

Wählen Sie oben im Menü den Punkt "Lizenz einlesen".

Wenn Sie gefragt werden, ob Sie eine neue Lizenz einlesen möchten, antworten Sie bitte mit "Ja".

Als nächstes wird gefragt, ob die Lizenz automatisch gesucht werden soll. Antworten Sie bitte mit "Nein".

Sie erhalten jetzt einen Auswahldialog von Windows. Wählen Sie hier Ihren USB-Stick aus und auf dem
USB-Stick die Datei "Kunde_Auftrag.liz". Klicken Sie unten im Dialog auf "Öffnen" oder "OK".

Anschließend sollte bei A1-Faktura unten links in der Ecke als Lizenz Ihr Name bzw. Firmenname stehen.

Bitte nehmen Sie jetzt vorsichthalber noch eine Überprüfung vor, ob alle Möglichkeiten auch tatsächlich freigeschaltet sind.
Wählen Sie dazu oben im Menü den Punkt "Einstellungen" und dann "Programmeinstellungen". Im Reiter "Module" sollten Sie für jedes Modul, welches Sie nutzen möchten, einen Haken setzen.
Speichern Sie Ihre Auswahl mit "OK / Speichern".

Haben Sie trotz der Anleitung keinen Erfolg mit der Aktivierung, bitte eine E-Mail an Info@A1-Faktura.de schicken mit der Bitte um einen Termin.
Wir helfen dann per Telefon und Fernwartung bei der Aktivierung der Lizenz.

Wenn Sie von der Mehrwertsteuer befreit sind, können Sie in A1-Faktura auch die Angebote und Rechnungen ohne Mehrwersteuer schreiben.
Dazu sind zwei Schritte notwendig.

- Mehrwertsteuer im Programm auf 0,00 % setzen.
- Formulare so ändern, dass die Mehrwertsteuer gar nicht mehr angezeigt wird.

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Im ersten Schritt können Sie den Mehrwertsteuersatz auf 0 % setzen.

Wählen Sie dazu oben im Menü den Punkt "Einstellungen" und dann "Programmeinstellungen". Setzen Sie dort den Mehrwertsteuersatz auf 0 % und anschließend "OK / Speichern".

Anschließend gehen Sie erneut in die Programmeinstellungen wählen den Reiter "Druckeinstellungen".  ‎Wählen Sie dann bitte statt "Formular Briefkopf " das "Formular Rechnung" und klicken Sie dann bitte rechts daneben auf "Vorlage ändern".
Es sollte sich dann das Gestaltungsprogramm öffnen. Sie können hier Änderungen am Rechnungsformular vornehmen.

Markieren Sie bitte mit der Maus die Felder, die Sie nicht benötigen. Das sind ja wahrscheinlich die Felder mit der Gesamtsumme netto, die Felder mit der Mehrwertsteuer. Also die vier Zellen der kleinen Tabelle, die oberhalb von der Endsumme stehen.

Wenn Sie die Zellen markiert haben, die Sie löschen möchten, klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste in den markierten Bereich und wählen Sie dann "Tabelle löschen" ‎und "Zellen".
Anscheinend sollten die ausgewählten Zellen gelöscht sein.

Wenn alles wir gewünscht ist, können Sie das Gestaltungsprogramm schließen und bei der Abfrage, ob gespeichert werden soll, auf "Speichern" klicken.


Falls doch nicht alles nach Wunsch gelaufen sein sollte, können Sie jederzeit in den Druckeinstellungen neben der Schaltfläche "Vorlage ändern" auf die Schaltfläche "Originalvorlage wiederherstellen" klicken und den Vorgang wiederholen.

Wenn Sie dazu Fragen haben oder Hilfe benötigen, bitte eine E-Mail schreiben an: Info@A1-Faktura.de

Hat der Druck immer funktioniert und geht dann aus heiterem Himmel plötzlich nicht mehr korrekt, hat es evtl. etwas mit folgendem Problem zu tun:

Rechter Rand beim Druck abgeschnitten/unvollständig

Falls dieses Problem nach Änderungen am Briefkopf auftritt, ist in der Regel die Breite es Briefkopfes verstellt worden.

Es reicht in diesem Fall, den Tabellenrahmen für den Briefkopf zu verkleinern und die Druckvorlage mit den Änderungen zu speichern.

Z. B. folgendermaßen:

Bitte im Formulargestalltungsprogramm KompoZer das Formular für den Briefkopf öffnen.

In der Tabelle mit der rechten Maustaste auf eine leere Stelle klicken und dann "Tabellenzelle-Eigenschaften" wählen.

In dem Fenster, welches sich dann öffnet, bitte auf den Reiter "Tabelle" klicken.

Falls dort unter "Größe" ein Wert in Pixel eingetragen sein sollte, bitte auf das Wort "Pixel" klicken und statt dessen "% des Fensters auswählen". Bei "Breite" tragen Sie dann bitte "100" ein und speichern die Eingabe mit "OK"

Bitte alle Änderungen speichern und einen Probedruck durchführen.

Wenn keine Verbesserung eintreten sollte, können Sie natürlich auch in den Druckeinstellungen von A1-Faktura bzw. A1-Faktura Plus die Originalvorlage wiederherstellen und Ihre Änderungen neu durchführen.

Sie dürfen sich aber auch gerne per E-Mail an Info@A1-Faktura.de melden und einen Termin für die Unterstützung per Fernwartung anmelden. Wir können uns das Problem dann zusammen ansehen und lösen.