28.05.2019, 18:00
Ab A1-Faktura 3.5 werden Rechnungen automatisch gesperrt, wenn Sie älter als 30 Tage sind (30 Tage ab Rechnungsdatum).
Innerhalb dieser Zeit kann man sie noch ändern. Allerdings wird jede Änderung an der Rechnung protokolliert,
so dass sie für das Finanzamt nachvollziehbar ist.
Wird eine Rechnung als bezahlt markiert, ist sie danach ebenfalls nicht mehr änderbar, weil sie damit automatisch
als abgeschlossen gilt.
Möchte man eine Rechnung trotzdem ändern, obwohl sie bereits abgeschlossen ist, geht dies folgendermaßen:
Suchen Sie sich in der Übersicht der Vorgänge die Rechnung aus, die Sie ändern möchten. Dann wählen Sie
die Schaltfläche "Drucken" und anschließend "Korrektur-Rechnung". Bitte drucken Sie die Korrektur-Rechnung aus.
Früher hat man evtl. eine Gutschrift gedruckt, um eine Rechnung ungültig zu machen. Den Begriff "Gutschrift" darf man
jedoch in Zusammenhang mit Kunden und Rechnungen nicht mehr verwenden. Statt dessen muss jetzt das "Korrektur-Rechnung"
heißen.
Mit der Korrektur-Rechnung machen Sie die Original-Rechnung ungültig. Bitte heften Sie die Ausdrucke der Rechnung und der
Korrektur-Rechnung zusammen und legen diese gemeinsam in Ihrem Ordner bzw. Ablage ab.
Anschließend wählen Sie vorne in der Übersicht der Vorgänge bei der selben Rechnung die Schaltfläche "Kopieren" und kopieren die
ungültig gemachte Rechnung in einen neuen Vorgang.
In diesem neuen Vorgang können Sie alle Änderungen vornehmen, die Sie dem machen möchten. Drucken Sie die geänderte Rechnung
als Rechnung aus und senden Sie diese dem Kunden zu.
Es kann sinnvoll sein, dem Kunden die Korrektur-Rechnung zusammen mit der neuen Rechnung zuzusenden. Wenn der Kunde eine
Behörde oder Firma ist, müssen Sie dem Kunden die Korrektur-Rechnung ebenfalls zusenden, wenn der Kunde die erste Rechnung
ebenfalls von Ihnen bereits erhalten hat. Dann benötigt der die Korrektur-Rechnung möglicherweise ebenfalls für seine Buchhaltung.
Für diesen gesamten Vorgang werden drei Rechnungsnummern vergeben. Eine Rechnungsnummer für die erste Rechnung,
eine Rechnungsnummer für die Korrektur-Rechnung und noch einmal eine Rechnungsnummer für die neue Rechnung.
Bitte beachten: In einigen Programmen kann man eine Korrektur-Rechnung auch für einzelne Positionen schreiben. Das geht
in A1-Faktura generell NICHT und ist auch nicht vorgesehen. Hintergrund: Es kann sehr kompliziert werden, wenn man einzelne
Positionen gutschreibt bzw. als Korrektur-Rechnung schreibt und dann weitere Korrekturen anstehen. Dann kann man
auch mal den Überblick verlieren. Sowohl als Rechnungssteller als auch als Kunde. Daher wird in A1-Faktura der Einfachheit halber IMMER die
komplette Rechnung als Korrektur-Rechnung geschrieben und dadurch ungültig gemacht. Anschließend schreibt man einfach
eine neue Rechnung und diese (und nur diese) ist dann gültig und ausschlaggebend.
Kompliziertes Thema? Sorry. Nicht meine Idee. Die Bürokratie läßt grüßen.
Wir können das auch gerne in Ruhe am Telefon durchgehen und besprechen.
Bitte einen Termin per E-Mail an Info@A1-Faktura.de schicken und einen Termin für eine kostenlose Beratung vereinbaren.
Ergänzung: Wenn Sie die Rechnungen lieber sofort nach dem Rechnungsdruck gesperrt haben möchten, geht dies auch.
Wählen Sie dazu oben im Menü "Einstellungen" und "Programmeinstellungen". Im Reiter "Vorgänge" gibt es einen Eintrag "Rechnungen statt dessen nach dem Druck sofort sperren?". Wenn Sie hier einen Haken setzen, wird die Rechnung nach dem Ausdruck sofort für weitere Änderungen gesperrt. Achtung: Diese Änderung erfolgt dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden. Wählen Sie diese Möglichkeit nur, wenn Sie sich vollständig sicher sind.
Innerhalb dieser Zeit kann man sie noch ändern. Allerdings wird jede Änderung an der Rechnung protokolliert,
so dass sie für das Finanzamt nachvollziehbar ist.
Wird eine Rechnung als bezahlt markiert, ist sie danach ebenfalls nicht mehr änderbar, weil sie damit automatisch
als abgeschlossen gilt.
Möchte man eine Rechnung trotzdem ändern, obwohl sie bereits abgeschlossen ist, geht dies folgendermaßen:
Suchen Sie sich in der Übersicht der Vorgänge die Rechnung aus, die Sie ändern möchten. Dann wählen Sie
die Schaltfläche "Drucken" und anschließend "Korrektur-Rechnung". Bitte drucken Sie die Korrektur-Rechnung aus.
Früher hat man evtl. eine Gutschrift gedruckt, um eine Rechnung ungültig zu machen. Den Begriff "Gutschrift" darf man
jedoch in Zusammenhang mit Kunden und Rechnungen nicht mehr verwenden. Statt dessen muss jetzt das "Korrektur-Rechnung"
heißen.
Mit der Korrektur-Rechnung machen Sie die Original-Rechnung ungültig. Bitte heften Sie die Ausdrucke der Rechnung und der
Korrektur-Rechnung zusammen und legen diese gemeinsam in Ihrem Ordner bzw. Ablage ab.
Anschließend wählen Sie vorne in der Übersicht der Vorgänge bei der selben Rechnung die Schaltfläche "Kopieren" und kopieren die
ungültig gemachte Rechnung in einen neuen Vorgang.
In diesem neuen Vorgang können Sie alle Änderungen vornehmen, die Sie dem machen möchten. Drucken Sie die geänderte Rechnung
als Rechnung aus und senden Sie diese dem Kunden zu.
Es kann sinnvoll sein, dem Kunden die Korrektur-Rechnung zusammen mit der neuen Rechnung zuzusenden. Wenn der Kunde eine
Behörde oder Firma ist, müssen Sie dem Kunden die Korrektur-Rechnung ebenfalls zusenden, wenn der Kunde die erste Rechnung
ebenfalls von Ihnen bereits erhalten hat. Dann benötigt der die Korrektur-Rechnung möglicherweise ebenfalls für seine Buchhaltung.
Für diesen gesamten Vorgang werden drei Rechnungsnummern vergeben. Eine Rechnungsnummer für die erste Rechnung,
eine Rechnungsnummer für die Korrektur-Rechnung und noch einmal eine Rechnungsnummer für die neue Rechnung.
Bitte beachten: In einigen Programmen kann man eine Korrektur-Rechnung auch für einzelne Positionen schreiben. Das geht
in A1-Faktura generell NICHT und ist auch nicht vorgesehen. Hintergrund: Es kann sehr kompliziert werden, wenn man einzelne
Positionen gutschreibt bzw. als Korrektur-Rechnung schreibt und dann weitere Korrekturen anstehen. Dann kann man
auch mal den Überblick verlieren. Sowohl als Rechnungssteller als auch als Kunde. Daher wird in A1-Faktura der Einfachheit halber IMMER die
komplette Rechnung als Korrektur-Rechnung geschrieben und dadurch ungültig gemacht. Anschließend schreibt man einfach
eine neue Rechnung und diese (und nur diese) ist dann gültig und ausschlaggebend.
Kompliziertes Thema? Sorry. Nicht meine Idee. Die Bürokratie läßt grüßen.
Wir können das auch gerne in Ruhe am Telefon durchgehen und besprechen.
Bitte einen Termin per E-Mail an Info@A1-Faktura.de schicken und einen Termin für eine kostenlose Beratung vereinbaren.
Ergänzung: Wenn Sie die Rechnungen lieber sofort nach dem Rechnungsdruck gesperrt haben möchten, geht dies auch.
Wählen Sie dazu oben im Menü "Einstellungen" und "Programmeinstellungen". Im Reiter "Vorgänge" gibt es einen Eintrag "Rechnungen statt dessen nach dem Druck sofort sperren?". Wenn Sie hier einen Haken setzen, wird die Rechnung nach dem Ausdruck sofort für weitere Änderungen gesperrt. Achtung: Diese Änderung erfolgt dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden. Wählen Sie diese Möglichkeit nur, wenn Sie sich vollständig sicher sind.